Vaikuttavuutta projektityöhön
Työn tutkijat ovat vuosien varrella kritisoineet sitä, miten projektit vaikeuttavat organisaatioiden pitkäjänteistä kehittämistyötä ja ajavat organisaatiot rahoituskilpailun oravanpyörään. Kritiikki on varmasti ollut aiheellista projektityön yleistyttyä koulutussektorilla. EU-rahoitusinstrumenttien tehokas ja tarkoituksenmukainen hyödyntäminen on ollut monille koulutusorganisaatioille vuosien oppimisprosessi. Nykyään projektitoiminta nähdään hyödyllisenä niin organisaatioiden kehittämisen kuin projektien vaikuttavuudenkin näkökulmista.
Tänä päivänä projektit voivat parhaimmillaan tukea strategisesti organisaatioiden kehittämistavoitteita. Projektiyhteistyön hyödyt analysoidaan tarvelähtöisesti jo ennen hakemuksen jättämistä. Jos oppilaitoksella on vahva strategia ja toimintasuunnitelma, on helpompi arvioida, mitkä projektit tukevat organisaation kehittämistä ja painopisteitä – aidosti. Projektit saavat aikaan positiivisia muutoksia koulutusorganisaatioiden arjessa, kun niille on aito tarve. Kun tarve on havaittu myös oman organisaation ulkopuolella, leviävät tulokset helpommin myös uusille käyttäjille.
Vaikuttavuuden alkulähteillä
Miten koulutusprojektit vaikuttavat? Projektityön vaikutuksia on mahdoton mitata kattavasti. Erilaiset vaikuttavuusselvitykset voivat valottaa yhtä tai kahta näkökulmaa. Se, miten laajasti hankkeissa kehitettyjä toimintamalleja, koulutusmateriaaleja ym. hyödynnetään, on monen tekijän summa. Lähtökohta on, että tuloksista on kerrottu laajasti ja että ne ovat helposti löydettävissä esim. verkossa. Projektiviestintä ml. hankkeen tavoitteista ja tuloksista kertominen, on tärkeä aloittaa heti hankkeen alussa, vaikuttavuutta ei saada aikaan hankkeen lopussa laaditulla julkaisulla. Tärkeä on pohtia, ovatko erilaiset käyttäjäryhmät osallistuneet tuotekehitysprosesseihin? Onko käyttäjien palaute huomioitu tuotteiden viimeistelyssä? Onko tuotteista ja niiden soveltamismahdollisuuksista tuotettu tietoa julkaisuihin, seminaareihin ym.?
Vaikuttava projektityö edellyttää harkittua tiedotus- ja jalkauttamissuunnitelmaa, joka sisältää levityksen eri tasot (mm. oma organisaatio, yhteisö, teeman asiantuntijat, aluenäkökulma, valtakunnallinen näkökulma, kansainvälinen näkökulma) ja kanavat, joita tiedon levityksessä hyödynnetään (mm. tiedotteet, verkko ja sosiaalinen media, julkaisut, seminaariesitykset, koulutukset). Jakamalla tietoa uudet käyttäjäryhmät tulevat tietoiseksi hankkeen tuloksista ja kouluttamalla uusia käyttäjäryhmiä voidaan juurruttaa tuloksia arkeen. Julkisrahoitteisilla projektin vastuulla on huolehtia, että tieto ja osaaminen leviävät.
CIMOn tuki hankkeille
EU:n Ammatillisen koulutuksen Leonardo da Vinci -ohjelmassa rahoitetaan liikkuvuuden ja kumppanuushankkeiden lisäksi laajempia kehittämishankkeita, niin kutsuttuja innovaatioiden siirto -hankkeita. Projekteissa kehitetään oppimateriaalia, opetussuunnitelmia, pedagogisia menetelmiä, opettajien ja työpaikkaohjaajien osaamista ym. kansainvälisessä yhteistyössä. Ohjelma on osa Elinikäisen oppimisen ohjelmaa. Ensisijaisesti projektit levittävät itse tuloksiaan, mutta rahoittajan roolissa myös CIMO tukee kokemusten, tulosten ja hyvien käytäntöjen juurruttamista. Roolimme on koota yhteen projektityön tuloksia, analysoida ja tuottaa tietoa tuloksista sekä tarjota projekteille kanavia kertoa kokemuksistaan. Yhteinen tavoitteemme on, että tulokset eivät hautaudu bittiavaruuteen hankkeen päätyttyä, vaan että ne dokumentoidaan ja niitä voidaan jakaa myös tulevaisuudessa.
Vaikuttavin tapa jakaa tietoa hankkeiden tuloksista on vuorovaikutus, mm. temaattiset pienimuotoiset seminaarit ja koulutustilaisuudet ovat saaneet hyvää palautetta kentän toimijoilta. Temaattisuus tarkoittaa sitä, että tietyn aihepiirin hankkeet kootaan yhteen ja annetaan projekteille mahdollisuus kertoa tuloksistaan. Temaattisissa tilaisuuksissa projektivetäjät ja kehittämistyöhön osallistuneet tahot ovat pääroolissa.
Tuloksia on tilaisuuksien lisäksi levitetty mm. videoiden ja tuotekorttien avulla. Videot markkinoivat ohjelmaa ja esittelevät nuorten ja asiantuntijoiden kansainvälisiä kokemuksia. Tuotekortit esittelevät lyhyesti, mitä konkreettista hankkeet ovat saaneet aikaan, miten materiaaleja voidaan soveltaa ja mistä ne löytyvät.
Laadukkaat tuotteet korteiksi
Leonardo-ohjelmassa jokainen päättynyt innovaatioiden siirto -hanke arvioidaan CIMOn ulkoisen ja sisäisen arvioitsijan toimesta. Arviointitieto ohjaa valintojen tekoa. Tiedon avulla valitsemme hankkeet, joista tuotekortti tehdään. Eräänlaisina laatukriteereinä käytetään mm. evidenssiä tuotteiden käytettävyydestä (tilastot, käyttäjien laadullinen palaute) sekä tulosten saatavuutta eli ovatko tulokset verkossa tai tilattavissa. Tärkeä on myös tietää, missä konteksteissa tuotteita on testattu ja mitkä muuttujat edistävät käyttöönottoa.
Tuotekorteissa esitellään koulutustuote, kohderyhmät ja saatavuustiedot. Korttien tarkoitus on markkinoida, joten tekstit pyritään kirjoittamaan asiakkaan näkökulmasta. Tekstit tuotetaan yhteistyössä projektikoordinaattorien kanssa. Tuotekorttien visuaalinen ilme on tilattu ulkopuoliselta graafiselta suunnittelijalta. Korteista otetaan painokopioita ja ne ovat olleet ladattavissa ja printattavissa CIMOn verkkosivuilta. Painokopioita jaamme erilaisissa temaattisissa tilaisuuksissa. Tuotekortti on hankkeen eräänlainen käyntikortti, joka on mukava antaa aiheesta kiinnostuneelle käteen. Tuotekortti-ideaa voi edelleen jalostaa, esim. tuotekorteista voi rakentaa verkkoon laajemman hakuportaalin tai niiden tuottamiseen ja käyttöön voidaan liitää koulutusta. Toimintapa on melko kevyt ja kustannustehokas. Tuotekortit ovat pieni kädenojennus hankkeille vaikuttavuuden lisäämisessä.
Esittelin tuotekortteja Opin ovi -projektiperheen verkostotapaamisessa Haaga-Helian ammattikorkeakoulussa 1.12.2011. Pääviestini Opin ovi -koordinaattoreille olivat seuraavat:
- Ensimmäinen lähtökohta tuotekorttien suunnittelussa on kohderyhmä: kenelle kehitetty tuote/malli on suunnattu?
- Toinen keskeinen pohdittava asia on palvelun tai tuotteen käytettävyys: onko palvelua tai tuotetta testattu? Onko loppukäyttäjiltä saatu palautetta? Miten ja missä olosuhteissa palvelua voidaan hyödyntää?
- Kun kohderyhmä ja käytettävyysnäkökulma on analysoitu, tulee korttien suunnitteluun ja tekstien kirjoittamiseen osallistaa viestinnän ammattilaisia. He osaavat kohdentaa markkinointitekstejä ja puhutella eri käyttäjäryhmiä sujuvasti, ilman hallinnollista projektijargonia.
- Tuotekortteja kannattaa luetuttaa kollegoilla ja kohderyhmän edustajilla: heiltä saatu palaute on kullan arvoista.
Kirjoittaja
Paula Tyrväinen, ohjelma-asiantuntija, Ammatillisen koulutuksen ryhmä, CIMO
Päivitetty 2023. CIMOn neuvontapalvelujen tilalla toimii 2020-luvulla Opetushallituksen Euroguidance-palvelut.