Etätyö – uhka vai mahdollisuus?
Tiivistelmä: Digitaalisuuden ja työn tehostamisen vaatimusten myötä työelämä on muuttunut yhä liikkuvammaksi, ja etenkin tietointensiivisillä aloilla monia työtehtäviä tehdään täysin ajasta ja paikasta riippumatta. Samalla työntekijöiden halu työn riippumattomuuteen ja oman elämänsä hallintaan on noussut. Hyvien tietoliikenneyhteyksien sekä erilaisten tuottavuuteen ja kommunikaatioon keskittyvien työasema- ja mobiilisovellusten kehitys tuovat jatkuvasti yritysten käyttöön uusia työkaluja etätyömallien hyödyntämiseen. Tällaiset etätyömallit antavat mahdollisuuden luopua paikkasidonnaisesta työskentelystä mutta tuovat samalla uusia haasteita niin työntekijän omalle hyvinvoinnille kuin työpaikan johtamiskulttuurille. Blogikirjoitus pohtii näitä haasteita sekä työntekijän että työnantajan näkökulmasta, sekä tarjoaa näkökulmia esimiestyöhön tämän tyyppisessä työympäristössä.
Avainsanat: etätyö, tietotyö, digitalisaatio, ihmisten johtaminen, työhyvinvointi
Työskenteletkö avokonttorissa, jotta työn tuottavuus, tiedonkulku ja yhteenkuuluvuuden tunne työntekijöiden kesken paranisi? Näillä “vesiautomaatti-ideoillahan” avokonttori-ideaa myydään (mm. Cruz-Cunha 2011, 152). Miten sitten tosimaailmassa?
Yrityksiä ja organisaatiokulttuureita on monia mutta usein törmätään Jungsoo Kimin ja Richard de Dearin (2013) analysoimaan 42 765 työntekijän aineistoon, jossa edellä mainitut hyödyt jäivät minimiin verrattuna avokonttorista saatuihin haittoihin. Melu-, yksityisyys- ja läheisyyshaitat ovat tuttuja jokaiselle vähänkin isommassa avokonttorissa työskennelleelle. Markkinoilla on toki ratkaisuja näihin ongelmiin, esimerkiksi moduloitavat puhelu- ja neuvottelutilat ovat yleistyneet ja hyviksi havaittu. Monelle äänieristetty ja ilmastoitu kahden–neljän hengen neuvottelukoppi onkin toimiston lempipaikka.
Ongelma piilee siinä, että kun joku keksii hyvän jutun, kaikki haluavat päästä osalliseksi siitä. Näin neuvotteluhuoneiden varauskalenterit täyttyvät ja ennen kuin huomataankaan, pitää työnantajan hankkia niitä lisää kysynnän tyydyttämiseksi. Silloin voi alkaa ihmetyttää, kannattiko niitä seiniä alun perin purkaa ollenkaan.
Työnantaja maksaa jokaisesta työntekijöiden käytössä olevasta neliöstä. Avokonttorit luonnollisesti pienentävät tätä summaa verrattuna tilanteeseen, jossa jokaiselle työntekijälle hankitaan oma henkilökohtainen työhuone tai edes parin-kolmen hengen ryhmähuoneita.
Kun työntekijöitä pusketaan pois ruuhkautuneista avokonttoreista, toinen ääripää on luonnollisesti etätyöskentely, jossa työntekijät tekevät osan tai kaiken työnsä olematta sidoksissa mihinkään yrityksen omistamaan fyysiseen paikkaan tai toimitilaan. Teknologian nopea kehitys on mahdollistanut saumattoman yhteistyön toimitusketjun eri osapuolten välillä, eikä kukaan varmasti ihmettele, kun Torniossa sijaitseva graafikko jakaa mainosluonnoksen pääkaupunkiseudulla sijaitsevan asiakkaansa pilvipalvelualustalle.
Ryhmätyöskentelyalustat, videoneuvottelusoftat ja projektihallinnan applikaatiot ovat arkipäivää lähes kaikissa ”nykyaikaisissa” yrityksissä. Näinhän teknologiaa kuuluukin hyödyntää näin digiaikana, eikö vain? Ja kun teknologiaa on käytössä, sitä myös käytetään, oli siinä järkeä tai ei – käsi ylös ne, jotka eivät ole lähettäneet sähköpostia viereisen sermin taakse asiasta, jonka olisi voinut käydä läpi kasvotusten.
Kun meillä on teknologia, joka muokkaa työtämme yhä enenevässä määrin etätyöskentelyn omaiseksi, miksi sitten monissa yrityksissä etätyö nähdään isona peikkona, joka syö tuottavuutta? Jos kerran IBM kutsuu etätyöntekijänsä takaisin konttorille, täytyy koko etätyöajatuksen olla kuolleena syntynyt.
Selvää on, että kaikki työ ei sovi etätyöksi eikä jokaisen organisaation kulttuuri taivu helposti siihen, että työntekijä ei ole jatkuvan valvonnan alla. Samaan hengenvetoon on kuitenkin huomattava, että etätyön käsitteen ei pitäisi tarkoittaa, etteivätkö työntekijän tekemiset olisi valvottuja ja etteikö etätyöntekijällä olisi vastuu omien työtehtäviensä hoitamisesta samalla tavoin kuin kenellä tahansa muulla.
Pääsääntöisesti ns. “tietotyö” käsitetään luontaisesti etätyöksi kelpaavaksi työksi, ja tämän tyyppisessä työssä esimerkiksi tuottavuuden ja työtyytyväisyyden parantumista onkin mitattu ja hyödyt positiivisiksi todettuja (mm. Bloom et al. 2015). Mitä muita mahdollisia hyötyjä etätyöskentelyllä voisi sitten olla? Hyötyjä analysoitaessa pitää päästä pois ajattelumallista, jossa etätyöskentely on vain “normaalin” työn siirtämistä virtuaalimaailmaan. Sen sijaan etätyöskentely on nähtävä täysin toisenlaisena tapana johtaa työntekijöitä.
Kuvitellaan tilanne, jossa pienellä paikkakunnalla sijaitseva softafirma haluaa huippukoodarin tiimiinsä. Todennäköisesti kuitenkin nämä koodivelhot ovat pikkukylissä harvassa, eikä pääkaupunkiseudun hupparihörhöä huvita muuttaa Klaukkalaa pitemmälle. Hyvin johdettu etätyö mahdollistaa tässä tapauksessa laajan talenttipoolin rekrytointimarkkinoilla. Kun työtä ei ole sidottu tiettyyn paikkaan, käytössä ovat parhaat lahjakkuudet.
Toinen esimerkki: Aloittava yritys törmää usein kylmiin rahallisiin realiteetteihin jo toimitiloja etsittäessä. Tällöin etätyön mahdollistaminen työntekijöille voi olla houkutteleva vaihtoehto. Ei sillä, että kunnollisen etätyön mahdollistavan infran rakentaminen ilmaista olisi, saatikka yksinkertaista tai helppoa. Osaaminen kannattaa tässäkin asiassa.
On kuitenkin muistettava, että etätyön pääasiallinen mahdollistaja ei ole teknologia tai edes digitalisaatio. Nämä ovat välineitä, ja todellinen haaste on johtaminen – ihmisten johtaminen. Etätyö asettaa työntekijöille uudenlaisia haasteita, joihin työnantajan on pystyttävä vastaamaan tai etätyön hyödyt jäävät taatusti toteutumatta. Seuraavat asiat nousevat esille: (Mulki et al. 2009) (1) työntekijöiden työ- ja henkilökohtaisen elämän tasapainon löytäminen, (2) työskentelyolosuhteiden eristyneisyys, (3) kasvokkain tapahtuvan kommunikaation puute, sekä (4) läpinäkyvyyden ja valvonnan puute.
Onneksi kaikkeen voidaan kuitenkin kehittää ratkaisuja. Monihan tekee ajattelemattaan etätöitä ”pikaisesti vain tarkastamalla sähköpostin” tai ”pitämällä työpuhelimen varuilta päällä” illalla tai viikonloppuisin. Teknologia hämärtää raja-aitoja oman siviili- ja työminämme välillä samalla kun se tarjoaa helpotusta ajankäyttöongelmiimme. Monessa ympäristössä voidaan pitää ”huonon työntekijän” merkkinä, jos ei suostu hoitamaan pieniä työasioita työaikojen ulkopuolella.
Kokopäiväisessä etätyössä tällainen paine voi helposti ajaa työntekijän jatkuvaan valmiustilaan senkin jälkeen, kun lapset on haettu päiväkodista, ruoka on laitettu ja pyykit pyykätty. Tuloksena on tehokas loppuunpalaminen. Loppuunpalamisen välttämiseksi ja työntekijän jaksamisen parantamiseksi esimiehen pitää helpottaa työ- ja henkilökohtaisen elämän tasapainottamista tarjoamalla selkeät ja läpinäkyvät ohjeistukset työajoista ja –prioriteeteista: kielletään työnteko vapaa-ajalla ja puututaan asiaan tarvittaessa. Näin työntekijälle tulee parempi kuva omista velvollisuuksistaan ja hän osaa hyvällä omallatunnolla jaotella työ- ja vapaa-ajan erilleen, vaikka molemmat tapahtuvat samassa paikassa.
Vaikka yhteiskuntana olemme verkottuneempia kuin koskaan aikaisemmin, olemme sitä yksinämme, eristyksissä muista. Sama pätee myös etätyöläisiin, jotka ratkovat asiakkaiden ongelmia kotisohvalta käsin. Alkuun mahdollisuus työskennellä boksereissa ja syödä pizzaa samalla kun tekee presentaatiota johtoryhmälle saattaa tuntua houkuttelevalta. Lopulta käy sama kuin työmatkailulle: alkuun kivaa, kunnes sitä on tehty liikaa.
Työskentelyolosuhteiden eristäytyneisyyttä voidaan lievittää esimerkiksi järjestämällä säännöllisiä epävirallisia henkilökohtaisia keskustelutilaisuuksia työntekijän kanssa sekä rohkaisemalla työntekijöitä ryhmäytymään keskenään, vaikka kaikki eivät samoissa projekteissa toimisikaan. Säännölliset koko henkilöstön viikko- ym. palaverit pitävät kaikki kartalla siitä, mitä yrityksessä tapahtuu. Näissä tapauksissa kattavien ryhmätyöskentelyalustojen käyttöönotto ja niiden toimiminen ovat kriittisessä roolissa, sillä työntekijöiden pitää olla kykeneviä ja myös halukkaita käyttämään niitä. Kannettu vesi ei kuitenkaan kauaa kaivossa pysy. Esimiehen vastuulle jää tarjota hyvät kouluttautumismahdollisuudet alustojen käyttöön sekä pysyä kuulolla työntekijöiden mahdollisista ongelmista näiden kanssa. Tökkivien ryhmätyökalujen kanssa Excel kyllä kulkee pilvessä, mutta ryhmäytyminen jää vain haaveeksi.
Emoji ei korvaa emootiota. Monia asioita on mahdotonta käydä läpi ilman kasvokkain tapahtuvaa kommunikaatiota. Kasvokkain tapahtuvaa kommunikaatiota voi ja pitää mahdollistaa tietyin väliajoin tapahtuvilla yhteisillä kokoontumisilla, joiden tehtävänä ei välttämättä ole niinkään seuranta tai työnteko, vaan hengen ja yhteenkuuluvuuden nostattaminen.
Monet etätyötä menestyksekkäästi käyttävät yritykset pitävät säännöllisiä retriittipäiviä, jolloin voidaan puida esimerkiksi etätyön ongelmakohtia ja kehittää koko organisaation toimintatapoja. Retriittipäivät majoituksineen ja tarjoiluineen maksavat. Se, onko työnantaja valmis uhraamaan rahaa tällaiseen toimintaan ei kuitenkaan pitäisi olla mikään kysymys ottaen huomioon jo mainitut etätyöstä koostuvat säästöt. Kasvokkain tapahtuva kommunikaatio voi olla kultaakin kalliimpaa poimiessaan signaaleja työntekijän motivaation puutteesta tai muusta yleisestä tyytymättömyydestä. Jos muutamalla vuosittaisella kabinettivarauksella saadaan estettyä parhaan työntekijän siirtyminen kilpailijan palvelukseen, on investointi kannattanut. Erilaiset koulutus-, virkistys- ym. –päivät nyt ovat joka tapauksessa työelämässä arkipäivää, olivat työntekijät sitten miten tahansa sijoittuneita.
Sokerina pohjalla etätyöskentely vaatii valvontaa siinä missä muukin työ. Etänä tehdyn työn rooli yrityksen toiminnassa voi kuitenkin jäädä työntekijälle etäiseksi. Tämän vuoksi työnantajaa suositellaan antamaan tiivistä palautetta sekä yksittäisten työntekijöiden että tiimien suoriutumisesta. Jotta palautetta voidaan antaa, pysyy esimies ikään kuin luonnostaan kartalla työntekijöiden suoriutumisesta ja edistymisestä. Erilaiset projektihallinnan työkalut ovat hyvä ja kohtuullisen helppo tapa erilaisten edistymisraporttien säännölliselle kirjoittamiselle. On kuitenkin muistettava, että raportoinnista ja seurannasta ei saa tulla itsetarkoitus. Mikään ei tapa työntekijän intoa työhönsä kovemmin kuin käyttää 50 % työajasta omien työtehtäviensä raportointiin. Lisäksi samalla tavoin kuin työntekijän kuuluu olla tavoitettavissa etätyöaikana, on erittäin suotavaa, että esimies olisi vielä paremmin tavoitettavissa työntekijän puolelta. Etätyö ei ole työntekijälle lupa lorvailla, eikä se ole sitä myöskään esimiehelle.
Yksi vaihtoehto edellä esitetyille haasteille on osittainen etätyö, jossa työntekijä hoitaa tietyn osan työsuoritteestaan etänä ja loput työmaalla. Tällainen järjestely luonnollisesti pienentää esimerkiksi toimitiloista saatavia rahallisia hyötyjä, mutta samalla lisää työntekijöiden yhteenkuuluvuuden tunnetta. Global Workplace Analyticsin (2017) mukaan kahden tai kolmen etäpäivän viikossa sanotaan tasapainottavan hyvin työ- ja henkilökohtaisen elämän suoritteita. Erilaisia hybridimalleja on löydettävissä paljon, ja olisikin viisasta, että yritykset jakaisivat avoimesti omia kokemuksiaan ja parhaita käytäntöjään asiasta. Etätyömallien suunnittelu ja käyttöönotto eivät missään nimessä ole helpoimmasta päästä yrityskulttuurillisia haasteita. Avoin dialogi muiden yritysten kanssa, kokemuksien jakaminen ja niiden soveltaminen omaan organisaatiokulttuuriin saattaa matkan jo kuitenkin hyvin alkuun.
Jaani Väisänen, FT, Lehtori, Saimaan ammattikorkeakoulu, liiketalous, Skinnarilankatu 36, 53850 LAPPEENRANTA, Tel. 040 687 6850, jaani.vaisanen (at) saimia.fi
Lähteet
Bloom, N. Liang, J., Roberts, J. & Ling Z. (2015). Does Working from Home Work? Evidence from a Chinese Experiment. The Quarterly Journal of Economics, 130(1), 165–218.
Cruz-Cunha, M. (2011). Handbook of Research on Business Social Networking: Organizational, Managerial, and Technological Dimensions. Hershey: IGI Global.
Global Workplace Analytics (2017). Latest Telecommuting Statistics, http://globalworkplaceanalytics.com/telecommuting-statistics. Viitattu 30.10.2017.
Kim, J. & de Dear, R. (2013). Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices. Journal of Environmental Psychology, 36(2013), 18–26.
Mulki, J., Bardhi, F. Lassk, F. & Nanavaty-Dahl, J. (2009). Set Up Remote Workers to Thrive. MIT Sloan Management Review, Fall 2009.