Opit ohtaan hankkeen vetämisestä
Projektityö on parhaimmillaan antoisaa, opettavaa ja innostavaa. Hanke vastaa tarpeeseensa ja saa muutosta aikaan. Kaameimmillaan sama työ on kaaoksen hallintaa ja tulipalojen sammuttamista. Voimavarojen ja innostuksen kuluessa sähläämiseen, ei tuloskaan ole parasta mahdollista A-luokkaa. Ja siihenhän jokainen projektipäällikkö tähtää, tekemään parasta mahdollista tulosta hyvin toteutetulla projektilla.
Koulutushankkeessa, kuten kehittämisprojekteissa yleensäkin, on tärkeää kuunnella kohderyhmän tarpeita ja toiveita. Näin toimittaessa saatetaan kuitenkin lipsahtaa suunnittelemattomuuden puolelle. Tuloksena on enemmän ja vähemmän hallittu kaaos. MEKA-hankkeessa vauhdin lähtiessä kiihtymään, istahdimme miettimään kuinka monimuotoinen tekeminen pysyy hallinnassa ja koordinoituna.
Pienryhmien pyöriessä täydellä teholla ympäri Keski-Suomea, opintomatkojen ja tapahtumapäivien sijoittaminen kalenteriin ei ole kovin helppoa. Harmitusta saattaa tuntea hankkeen vetäjän lisäksi myös osallistuja. Vastauksena lähdimme kokeilemaan lean-oppien mukaista valkotaulupalaveria juoksevien asioiden hallitsemiseen. Toinen apuvälineemme oli yhteinen kalenteri, joka oli sähköisenä kaikkien projektitiimiläisten saatavilla ja seinälle tulostettuna projektin hallinnoijilla. Kalenterin avulla tehtiin kullekin koulutuskaudelle suunnitelma laajemmassa tarjonnassa olevista koulutuksista.
Valkotaulupalaverien osalta emme onnistuneet pysymään tavoitellussa vartin mittaisessa kokouksessa. Sen sijaan pysyimme hyvin kartalla mitä hankkeessa ollaan tekemässä, kuka menee missäkin ja millaisia viestinnän toimenpiteitä lähinnä somessa olemme toteuttamassa kullakin viikolla. Jos valkotaulun äärellä toteutettujen viikkopalaverien väli venyi liian pitkäksi, ajankäyttö palaverissa lipsahti helposti turhan pitkäksi. Samoin toiminnan koordinoinnista tuli haastavampaa.
Yhteiseen sähköiseen kalenteriin puolestaan merkittiin kaikkien projektitiimiläisten nähtäville tulevat opintomatkat, tapahtumapäivät, tiedossa olevat muiden järjestämät tapahtumat samalle kohderyhmälle sekä arkipyhät. Niin yksinkertaisia, mutta myös niin kovin toimivia asioita ja toimintatapoja. Näillä tavoin saadaan sähellys tekemisessä vähentymään. Sen sijaan keskitytään toiminnan tehokkaaseen ja tuloksekkaaseen toteuttamiseen. Siihen A-luokan tekemiseen, josta hankkeen osallistujat saavat hyötyä ja joka vastaa toimialan kehittämisen tarpeeseen myös laajemmin.
Teksti: Susanna Lahnamäki-Kivelä, projektipäällikkö, Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Biotalousinstituutti
Kirjoittaja toimi MEKA-hankkeen projektipäällikkönä 2015-2019
